Professioneel vergaderen

Related Articles

Hoeveel tijd zou er wekelijks besteed worden aan vergaderen en overleggen? Waarschijnlijk is dat ooit wel eens bestudeerd, maar ervaring leert alleszins dat veel besprekingen efficiënter kunnen verlopen. Een nieuwe vergadercultuur en een geschikte infrastructuur dragen er zeker toe bij.

Nieuwe vergadercultuur

Het geheel van vergaderen, overleggen en opleidingen volgen, heeft een nieuw level bereikt. Tot vorig jaar werd bijna elk overleg fysiek bijgewoond door alle deelnemers. Alleen voor gesprekken over lange afstanden, lees: meetings met deelnemers uit verschillende landen, maakte men gebruik van videobellen. COVID-19, de wereldwijde pandemie, heeft de vergadercultuur grondig gewijzigd. Telewerken en op afstand overleggen werd een noodzaak en maakte bovendien de voordelen zichtbaar. Verplaatsingen worden fel verminderd, wat ervoor zorgt dat de productieve tijd stijgt en filestress wordt vermeden. Ook het milieu vaart daar wel bij. Naar alle waarschijnlijkheid heeft het vergaderen op afstand dan ook definitief zijn plaats verworven.

Ingerichte ruimte

Video conferencing heeft alleen kans van slagen als de juiste infrastructuur wordt voorzien. Niets zo vervelend als een scherm dat te klein is, elkaar niet goed horen of beelden die geregeld blijven hangen. In een aantal gevallen volgen collega’s samen een meeting in één lokaal. Vaak zal de presentatie ook vanuit die ruimte gestreamd worden, zoals bij een opleiding bijvoorbeeld. Daarom is het cruciaal om vergaderruimtes uit te rusten met een degelijk systeem voor video conferencing. De hardware die je minimaal nodig hebt zijn een geluidssysteem met microfoon en luidsprekers, een scherm en een camera. Het geheel wordt aangestuurd door een computer en de nodige software. Let er op dat de toestellen zijn aangepast aan de grootte van het lokaal!

Bezet

Het gebeurt wel eens dat collega’s binnen vallen tijdens een vergadering of opleiding. Naar leveranciers of klanten toe die het overleg bijwonen komt dat niet professioneel over. Zeker als er mensen digitaal volgen, vanop afstand, werkt het bijzonder storend. Je kan dat eenvoudig oplossen door meeting room displays te plaatsen aan de ingang van de zaal. Ken je de ‘schuifjes’ die gebruikt worden als meeting room displays? Je kan door het verschuiven van een plaatje aangeven of de ruimte bezet is. Het probleem is dat het plaatje geregeld vergeten wordt. Er zijn in de handel digitale exemplaren verkrijgbaar. Je kan dan op een scherm aflezen of een ruimte in gebruik is. Het interessante is dat je kan synchroniseren met de digitale agenda’s. Zo wordt de status automatisch bijgewerkt. Geen vergeten schuifjes meer, dat is efficiënt! 

Hoeveel tijd zou er wekelijks besteed worden aan vergaderen en overleggen? Waarschijnlijk is dat ooit wel eens bestudeerd, maar ervaring leert alleszins dat veel besprekingen efficiënter kunnen verlopen. Een nieuwe vergadercultuur en een geschikte infrastructuur dragen er zeker toe bij.

Nieuwe vergadercultuur

Het geheel van vergaderen, overleggen en opleidingen volgen, heeft een nieuw level bereikt. Tot vorig jaar werd bijna elk overleg fysiek bijgewoond door alle deelnemers. Alleen voor gesprekken over lange afstanden, lees: meetings met deelnemers uit verschillende landen, maakte men gebruik van videobellen. COVID-19, de wereldwijde pandemie, heeft de vergadercultuur grondig gewijzigd. Telewerken en op afstand overleggen werd een noodzaak en maakte bovendien de voordelen zichtbaar. Verplaatsingen worden fel verminderd, wat ervoor zorgt dat de productieve tijd stijgt en filestress wordt vermeden. Ook het milieu vaart daar wel bij. Naar alle waarschijnlijkheid heeft het vergaderen op afstand dan ook definitief zijn plaats verworven.

Ingerichte ruimte

Video conferencing heeft alleen kans van slagen als de juiste infrastructuur wordt voorzien. Niets zo vervelend als een scherm dat te klein is, elkaar niet goed horen of beelden die geregeld blijven hangen. In een aantal gevallen volgen collega’s samen een meeting in één lokaal. Vaak zal de presentatie ook vanuit die ruimte gestreamd worden, zoals bij een opleiding bijvoorbeeld. Daarom is het cruciaal om vergaderruimtes uit te rusten met een degelijk systeem voor video conferencing. De hardware die je minimaal nodig hebt zijn een geluidssysteem met microfoon en luidsprekers, een scherm en een camera. Het geheel wordt aangestuurd door een computer en de nodige software. Let er op dat de toestellen zijn aangepast aan de grootte van het lokaal!

Bezet

Het gebeurt wel eens dat collega’s binnen vallen tijdens een vergadering of opleiding. Naar leveranciers of klanten toe die het overleg bijwonen komt dat niet professioneel over. Zeker als er mensen digitaal volgen, vanop afstand, werkt het bijzonder storend. Je kan dat eenvoudig oplossen door meeting room displays te plaatsen aan de ingang van de zaal. Ken je de ‘schuifjes’ die gebruikt worden als meeting room displays? Je kan door het verschuiven van een plaatje aangeven of de ruimte bezet is. Het probleem is dat het plaatje geregeld vergeten wordt. Er zijn in de handel digitale exemplaren verkrijgbaar. Je kan dan op een scherm aflezen of een ruimte in gebruik is. Het interessante is dat je kan synchroniseren met de digitale agenda’s. Zo wordt de status automatisch bijgewerkt. Geen vergeten schuifjes meer, dat is efficiënt! 

Meer uit deze categorie

Popular stories

Zo ziet er een gezonde brooddoos uit voor je kinderen

Een nieuw schooljaar is het geschikte moment om je kids (en jezelf) gezonde eetgewoonten aan te leren. Dat heeft niet direct te maken met...

Drie gemakken van het internet

Sinds een aantal jaren is het internet het normaalste wat er is. Als je iets niet weet of iets nodig hebt, dan zoek je...

3 redenen waarom de zomer het beste seizoen is

Je hebt verschillende soorten mensen: Hondenmensen en kattenmensen, Apple mensen en Android mensen, maar je ook zomermensen en wintermensen. Zelf ben ik een echte...